POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES – ALETHEIA ABOGADOS SAS

INTRODUCCIÓN

En ALETHEIA ABOGADOS SAS nos comprometemos a garantizar la protección de los datos personales de nuestros clientes, empleados, proveedores y demás partes interesadas. Esta política está alineada con la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único 1074 de 2015 y demás normas que las desarrollen, complementen, modifiquen, sustituyan o adicionen, por medio del presente documento y en su calidad de responsable de la información, da a conocer la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales de ALETHEIA ABOGADOS SAS.

OBJETIVO

El presente documento tiene por objetivo establecer los principios, términos y condiciones para el tratamiento de datos personales, actividad que incluye la recolección, almacenamiento, procesamiento, actualización, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión de la información que se suministra a ALETHEIA ABOGADOS SAS en el desarrollo de su objeto social. Adicionalmente, la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales establece los derechos de los Titulares de la Información, los procedimientos para hacerlos efectivos y los procedimientos internos de la empresa para garantizar su obligación de protección de los datos personales suministrados.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón Social: ALETHEIA ABOGADOS SAS

NIT: 901528503

Dirección: Calle 49#50-21 Ed Del Café PH, Oficina 706

Correo Electrónico: juridica.aletheia@gmail.com

Teléfono: 3104522104

Sitio Web: https://www.aletheiabogados.com 

DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Público: Dato calificado como tal según la Constitución y la ley, que no sea semiprivado, privado o sensible.

Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.

Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ALETHEIA ABOGADOS SAS  adopta los siguientes principios, conforme a la Ley 1581 de 2012, para el tratamiento de datos personales:

• Legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad reglada y sujeta a la normatividad vigente.
• Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima y previa, informada al titular.
• Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular.
• Transparencia: El titular tiene derecho a obtener de ALETHEIA ABOGADOS SAS información sobre el tratamiento de sus datos.
• Acceso y Circulación Restringida: Los datos personales solo pueden ser tratados por personas autorizadas.
• Seguridad: Los datos personales deben ser manejados con medidas de seguridad para evitar su adulteración, pérdida o uso no autorizado.
• Confidencialidad: Todos los datos personales tratados deben ser manejados con la debida confidencialidad.
• Temporalidad: Por regla general no se usará la información del titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al titular de los datos personales.
• Individualidad: ALETHEIA ABOGADOS SAS mantendrá de manera separada las bases de datos en las que tiene la calidad de encargado o que pudiera llegar a serlo, de las bases de datos en las que actúa en calidad de responsable.

TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

El tratamiento de la información incluye la recolección, almacenamiento, procesamiento, actualización, uso, circulación, transferencia y supresión de los datos personales que se suministren a ALETHEIA ABOGADOS SAS, de conformidad con lo previsto en Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único 1074 de 2015 y las demás normas que las modifiquen, sustituyan, desarrollen y/o complementen. Para el tratamiento de la información ALETHEIA ABOGADOS SAS podrá:

1. Administrar la información recolectada en una o varias bases de datos según la forma y organización que estime conveniente;
2. Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los Titulares, con cualquier información que se disponga legítimamente;
3. Consultar y evaluar cualquier información que sobre los Titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticia, financiera, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera;
4. Realizar las actividades correspondientes a los fines señalados en la sección anterior de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y todas aquellas conexas a las mismas;
5. Compartir los estudios que realice sobre la base de la información recolectada con los aliados de negocios y con los que establezca relación comercial y/o jurídica para el desarrollo de su objeto social. ALETHEIA ABOGADOS SAS, tiene un compromiso con el adecuado manejo de la información que le suministran sus clientes, proveedores, empleados y demás personas que tienen relación con ella. Para el efecto, deberá velar por la conservación de la confidencialidad de aquella información que tiene carácter reservado. Para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de los niveles de servicio ofrecidos, ALETHEIA ABOGADOS SAS podrá requerir transmitir datos personales a un operador de servicios para cumplir las finalidades por las cuales fueron solicitados, dicho operador podrá ser propio o externo, caso en el cual contará con su respectivo proceso de protección de datos personales, que garanticen en todo momento la protección de los datos personales bajo los lineamientos normativos. La transferencia de información se realiza con base en acuerdos de confidencialidad a través de los cuales se protege la reserva de la información y el debido cumplimiento de la Presente Política y Manual de Tratamiento de Datos Personales y las respectivas políticas de tratamiento de datos de cada una de estas entidades que participen en este proceso, las cuales podrán ser verificadas directamente en sus correspondientes páginas web o en los medios habilitados para su consulta. De forma previa al tratamiento de los datos personales, ALETHEIA ABOGADOS SAS solicitará a los Titulares de la Información la autorización correspondiente de conformidad con lo previsto en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, utilizando para el efecto el modelo de autorización o las herramientas diseñadas para solicitar, tomar y conservar la respectiva autorización del tratamiento de los datos personales. ALETHEIA ABOGADOS SAS está obligado a suministrar datos personales de los Titulares de la Información a entidades judiciales o administrativas y a entidades de control, previo requerimiento por parte de ellas. Así mismo, los datos personales de los titulares podrán ser conocidos debido a procesos de auditoría externa y por parte de los revisores fiscales, quienes tienen la obligación legal de mantener su confidencialidad. La información recolectada por ALETHEIA ABOGADOS SAS se conserva por el tiempo requerido para cumplir la finalidad por la cual fue solicita o por el tiempo que la normatividad especial aplicable lo indique.

RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES

ALETHEIA ABOGADOS SAS, recolecta los datos personales de los Titulares de la Información que son requeridos para el desarrollo de su objeto social y les da el tratamiento necesario para cumplir las finalidades que se señalan en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. Para la recolección de los datos personales, ALETHEIA ABOGADOS SAS, solicitará la autorización de los titulares de la información de conformidad con el modelo de autorización. El responsable del tratamiento, al momento de solicitar al titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

1. El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad de este.
2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
3. Los derechos que le asisten como Titular.
4. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento. El responsable del tratamiento deberá conservar prueba de la autorización y de la información suministrada para su obtención. Así mismo, debe entregar copia de la autorización al titular cuando la solicite. Con el fin de mantener actualizada la información que reposa en sus bases de datos, ALETHEIA ABOGADOS SAS), podrá consultar, complementar y/o actualizar los datos personales, a través de bases de datos manejadas por diferentes operadores con el debido cumplimiento de la normatividad aplicable.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los datos personales de los titulares de la Información serán recolectados, almacenados, procesados, usados, circulados, transferidos, transmitidos, compartidos y/o suprimidos, de conformidad con el vínculo contractual que se haya establecido, en la siguiente base de datos y con la finalidad indicada para ella.

FINALIDADES

Esta información es recaudada a través de los canales físicos, digitales o virtuales dispuestos por ALETHEIA ABOGADOS SAS, y la cual es tratada de acuerdo con las siguientes finalidades:

1. Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones con los titulares de la información, tanto comercializadores como clientes.
2. Expedir las facturas respectivas o documentos equivalentes y realizar los respectivos cobros en los casos necesarios, tanto para clientes como comercializadores.
3. Cumplir con los procesos internos de la empresa en materia de administración de clientes y comercializadores.
4. Cumplir los contratos que celebrados con los clientes.
5. El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de la página web.
6. Procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
7. La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, incluyendo, pero sin limitarse a la expedición de carnés, certificados personalizados y certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
8. Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el registro de la base de datos.
9. Recolectar, compartir y distribuir la información de los clientes potenciales con terceros, para ofrecer información sobre productos, promociones, descuentos, cambios y modificaciones en los productos y servicios ofrecidos.
10. Realizar estudios sobre hábitos de consumo, de los clientes presentes y potenciales, para ofrecer información personalizada sobre productos actuales y futuros.
11. Esta información podrá ser objeto de uso, análisis, cruce, tratamiento y transmisión, almacenamiento, venta etc. con anunciantes, colaboradores, patrocinadores, proveedores y aliados estratégicos y comerciales de ALETHEIA ABOGADOS SAS.
12. Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento, que sean comunicadas a los titulares en el momento de la recolección de los datos personales, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de la empresa.

COMENTARIOS

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QUIÉN PUEDE ACCEDER A TUS DATOS PERSONALES

En nuestra compañía, sus datos son tratados por personal debidamente autorizado: tripulantes, personal de nuestros centros de atención al cliente, servicios comerciales, personal operativo, servicios informáticos, etc.

También podemos transmitir sus datos a terceros, a este respecto, le recordamos que exigimos a todos nuestros subcontratistas que implementen estrictas medidas de confidencialidad y protección de los datos personales tratados en aplicación de la normativa y de la presente Política.

CUÁNTO TIEMPO CONSERVAMOS SUS DATOS PERSONALES

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DONDE SE ENVÍAN SUS DATOS PERSONALES

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DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS

Para ejercer sus derechos, el titular puede enviar una solicitud a nuestro correo electrónico juridica.aletheia@gmail.com o a nuestra dirección física  Calle 49#50-21 Ed Del Café PH, Oficina 706 La solicitud debe contener:

• Identificación del titular.
• Descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud.
• Dirección para recibir notificaciones.
• Documentos que soporten la solicitud (si aplica).

Personas Autorizadas: Los derechos de los Titulares de la Información podrán ejercerse por las siguientes personas, acreditando la calidad correspondiente:

Por el Titular, quien deberá presentar el documento de identidad.

Por sus causahabientes, quienes deberán presentar el documento de identidad, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del Titular.

Por el representante y/o apoderado del Titular, quien deberá presentar documento de identidad válido, documento que acredite la calidad en la que actúa (poder) y el número del documento de identidad del Titular.

TRÁMITE DE CONSULTAS

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación. Cuando no fuere posible atender una consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

TRÁMITE DE PETICIONES O RECLAMOS

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos que administra ALETHEIA ABOGADOS SAS debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley aplicable, podrán presentar una petición o reclamo ante el Responsable del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El término máximo para atender una petición o reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

El titular, causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar el trámite de consulta o reclamo, antes de dirigirse a la Superintendencia de Industria y Comercio.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

ALETHEIA ABOGADOS SAS implementa medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. 

Las bases de datos virtuales que administra ALETHEIA ABOGADOS SAS, están almacenadas un servidor propio donde solo tienen acceso el personal autorizado y quienes cuentan con sus propias políticas de tratamiento y protección de datos. La información puede ser consultada únicamente por las personas que tienen claves de seguridad asignadas, las cuales se entregan exclusivamente a los autorizados de las áreas responsables. No obstante, lo anterior, ALETHEIA ABOGADOS SAS no será responsable por ataques informáticos y, en general, por cualquier acción que tenga como objetivo infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los datos personales, por nuestra parte o por los terceros con los que se tenga la relación contractual respectiva.

MEDIDAS SEGURIDAD PARA LOS DATOS TRATADOS POR LA EMPRESA.

1. Medidas que eviten el acceso indebido o la recuperación de los datos que han sido descartados, borrados o destruidos.
2. Acceso restringido al lugar donde se almacenan los datos de manera física o a los servidores donde se almacenan los datos de manera digital.
3. Autorización del responsable de administrar las bases de datos para la salida de documentos o soportes por medio físico o electrónico.
4. Sistema de etiquetado o identificación del tipo de información.
5. Inventario de soportes.
6. Acceso de usuarios limitado a los datos necesarios para el desarrollo de sus funciones.
7. Lista actualizada de usuarios y accesos autorizados.
8. Mecanismos para evitar el acceso a datos con derechos distintos de los autorizados.
9. Concesión, alteración o anulación de permisos por el personal autorizado.
10. Registro de incidencias donde se indique el tipo de incidencia, momento en que se ha producido, emisor de la notificación, receptor de la notificación, efectos y medidas correctoras.
11. Procedimiento de notificación y gestión de incidencias.
12. Definición de las funciones y obligaciones de los usuarios con acceso a los datos.
13. Definición de las funciones de control y autorizaciones delegadas por el responsable del tratamiento.
14. Divulgación entre el personal de las normas y de las consecuencias del incumplimiento de estas.
15. Archivo de documentación siguiendo procedimientos que garanticen una correcta conservación, localización y consulta, que permitan el ejercicio de los derechos de los titulares.
16. Dispositivos de almacenamiento con mecanismos que impidan el acceso a personas no autorizadas.
17. Deber de diligencia y custodio de la persona a cargo de documentos durante la revisión o tramitación de estos.
18. Identificación personalizada de usuarios para acceder a los sistemas de información y verificación de su autorización.
19. Mecanismos de identificación y autenticación como pueden ser contraseñas que requieran parámetros mínimos para su asignación y que tengan una caducidad periódica que requiera su cambio.
20. Acceso a datos mediante redes seguras.
21. Auditoria ordinaria, la cual puede ser interna o externa periódicamente frente al cumplimiento de las obligaciones de protección de datos personales.
22. Auditoria extraordinaria por modificaciones sustanciales en los sistemas de información.
23. Informe de detección de deficiencias y propuesta de correcciones.
24. Análisis y conclusiones del responsable de seguridad y del responsable del tratamiento.
25. Designación de uno o varios administradores de las bases de datos.
26. Designación de uno o varios encargados del control y coordinación de las medidas de la política de tratamiento de datos personales.
27. Prohibición de delegación de la responsabilidad del responsable del tratamiento de los administradores de las bases de datos.
28. Controles periódicos de cumplimiento.
29. Acceso solo del personal autorizado
30. Mecanismo de identificación de acceso.
31. Registro de accesos de usuarios no autorizados.
32. Destrucción que impida el acceso o recuperación de los datos.
33. Archivadores, armarios u otros ubicados en áreas de acceso protegidas con llaves u otras medidas.
34. Medidas que impidan el acceso o manipulación de documentos almacenados en forma física.
35. Sistema de etiquetado confidencial.
36. Mecanismos de cifrado de datos para la transmisión y almacenamiento.
37. Registro de accesos donde se indiqué la hora, base datos a la que se accede, que tipo de acceso se presento y que información se accedió.
38. Control del registro de accesos por el responsable de seguridad.
39. Acceso y transmisión de datos mediante redes electrónicas seguras.
40. Transmisión de datos mediante redes cifradas, donde se pueden utilizar sistemas VPN.

PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACIÓN, GESTIÓN Y RESPUESTA ANTE INCIDENTES.

La empresa posee un procedimiento establecido para la notificación, gestión y respuesta de incidentes buscando garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información contenida en las bases de datos bajo nuestra responsabilidad.

Los pasos por seguir por la empresa son los siguientes:

Se tiene conocimiento de la incidencia la cual puede consistir en: pérdida, hurto y/o acceso no autorizado, que afecten o puedan afectar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información protegida de la empresa o alguno de los encargados. Se deberá comunicar de manera inmediata, al área encargada de protección de datos personales. Se debe describir de manera detallada el tipo de incidencia que se produjo, indicando las personas que hayan podido tener relación con la incidencia, la fecha y hora en que se ha producido, la persona que notifica la incidencia, la persona a quien se le comunica y los efectos que ha producido.

Una vez se comunica la incidencia se solicitará al área encargada de protección de datos personales que expida el recibo que conste que la incidencia fue reportada con todos los requisitos indicando anteriormente.

El área encargada creara un registro de incidencias que contendrá el tipo de incidencia, fecha y hora de esta, persona que la notifica, persona que la comunica, efectos generados por la incidencia y las medidas correctoras que se deban aplicar según el caso.

Cuando se permita, se debe implementar el procedimiento para la recuperación de los datos, manifestando y dejando plasmado, quien ejecuta el proceso, los datos que serán restaurados y dependiendo del caso, los datos que tuvieron que ser grabados de manera manual durante el proceso de recuperación.

Bajo la obligación estipulada en la Ley 1581 de 2012 la empresa procederá informar a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los 15 días hábiles siguientes a la detección de la incidencia, este proceso se realizará mediante el Registro Nacional de Base de datos y siguiendo los lineamientos consagrados por la SIC en sus guías.

La empresa comunicara a los titulares de la información que puedan haber sido afectados con la incidencia, para que estos puedan tomar las respectivas medidas de protección.

Luego del respectivo estudio de la incidencia, la empresa implementara las correcciones acordes a la incidencia presentada.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente política rige a partir de su publicación en nuestra página web y estará vigente durante el tiempo en que ALETHEIA ABOGADOS SAS   ejecute las actividades que involucre el tratamiento de datos personales.

MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA

ALETHEIA ABOGADOS SAS  se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Cualquier cambio será publicado oportunamente en nuestra página web.